「会議」や「打合せ」は仕事を円滑に進めるためには欠かせません。とはいえ昨今チャットやメールといったテキストが主体の非同期型のコミュニケーション手段もあるため、集まって話し合うという同期型のコミュニケーションを行う際は、より生産性を意識するようになったと感じています。
そこで普段ボクがPM・ディレクターとしてコミュニケーション手段を使い分けと会議をファシリテートする際に気を付けているポイントをお話しします。
同期型と非同期型の違い
会議などの同期型は決まった時間にビデオ会議URLや会議室という「場」に集まらないといけません。
それぞれが抱えている仕事のキリが悪くても中断してわざわざ集まり、会議が終わったらまた仕事に戻ることになりますので、会議の前後にどうしてもアタマを切り替えるコストが発生します。
非同期であれば自分のタイミングで発信・返信が可能なので、例えば1つ送ったら1つ返せば済むようなライトな応答で済みそうなら迷わず非同期型を選択しましょう。
たまに定例会議と称して一堂に会し、各々報告しあうケースがありますが、状況を知るのが目的ならわざわざ集まる必要はないと思いますし、他者の報告のときはそれぞれ内職しているのが実情ではないでしょうか。
非同期型が苦手なこととは?
これは断言できますが「議論」は非同期型に向いていません。
ありがちなのがSlackやメールのやりとりが白熱してくるケースです。そうなったらさっさと同期型に切り替えて直接対話する事をオススメします。
白熱せずとも非同期型は返答が可・不可もしくは所感程度になりがちで、なかなか会話が膨らみにくいですし、人間の「感情」や優先度の目安「温度感」が分かりにくいです。
このような特徴があるため非同期型のコミュニケーションのみで人間関係を作っていくのはかなり難しい(実質不可能?)というのが常々感じている事です。
アジェンダ作成など事前にやれることは済ませておく
なので同期型では「議論」「感情」「温度感」といったことを重視したいため、それ以外に非同期型でやれることは予めやっておくようにしています。
例えば事前にアジェンダをつくり、参加者向けに送っておくと、アジェンダの説明はサラっと流せますし、議論が必要なことはそれぞれに考えておいてもらう、といったことも可能になります。
もしアジェンダが無いままに会話をしだすと議論があちこち散乱してしまい、時間を浪費しがちなうえ、そういうことが続くと参加するモチベーションが下がり、チームの雰囲気が悪くなる事も経験上ありえます。
従ってざっくり箇条書きで構わないので、どういう順序で話をしたいのかストーリーを前もって整理するようにしています。
予定していなかったアジェンダに発展するかもしれませんが、時間がかかりそうなら、改めて別の場を設定するのが良いですね。
ファシリテーターは結論の言語化までが仕事
ファシリテートする際は議論の結論(TODO、決定事項、未決事項)を言語化して参加者に共有するようにしています。
議論のみでは終わらせず、言語化によって参加者の認識をそろえることで後から言った言わないを防ぐ狙いがありますし、先々に過去の結論を振り返ることもできます。
それに参加者の時間を拘束するということは、人的コストをそれなりに消費するということなので、結論というアウトプットを出すことに責任を負う必要があるかと思います。
また補足でファシリテーターは話をしながら、メモを取るケースが多々ありますが、できれば書記は別の方にお願いするのが理想ですね(^^)
スタディクリップは教育業界に特化したWebの専門会社です。
スタディクリップでは習い事教室など民間の教育事業者さまに特化したグロースハックやWebコンサルティングを手掛けております。お困りのことがございましたら、私たちまでお気軽にご相談ください。